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ファイリングシステムとは、必要に応じ即時に利用しうるように組織的に整理保管し、ついには廃棄に至る一連の制度のこと」をいいます。
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ファイリングシステムとは
ファイリングシステムとは、「組織体の維持発展のために必要な文書を、その組織体のものとして、必要に応じ即時に利用しうるように組織的に整理保管し、ついには廃棄に至る一連の制度のこと」をいいます。的確な意思決定が出来る環境作りにファイリングシステムは欠かせません。
必要な時に、必要な文書や記録が、使える状態にある。─この、当たり前のようでなかなか実現しにくい環境を構築するためには、誰の目にも明らかな「シンプル」で「目に見える」ファイリングルールが有効になります。
ファイリングシステムの目標は、文書の私物化を排除し、課としての情報の共有化を図ること、即時検索ができること及び他者検索ができることの三つの要件を満たし、業務の効率化支援を通じて、情報の適性管理を構築することです。また、情報が全社的に共有されること及びいつでも、どこでも、だれでもが情報を検索できて活用できることの二つの要件を満たし、意思決定・政策決定の最適化支援を通じて、情報の活用システムを構築することを目的としています。
